Un día como administradora

1)    El pasado lunes 22 de octubre realice el proyecto final de Teoría Administrativa II, el cual consistía en ir a visitar una empresa, ver lo que hacía un administrador y algunos factores que identifican la empresa. El administrador entrevistado y observado fue el señor Edgar Brenes en la compañía Agrícola Piscis. Él tiene a su cargo la parte contable de esta empresa, ademas me expreso su aprobación de que estuviera realizando ahí el proyecto final. 

    
El primer elemento que destaque cuando nos conocimos fue el trabajo en equipo, ya que el me decía que tienen a su cargo dos personas (Mauricio y Vera), sin embargo los tres tienen que unirse, ellos se dividen las tareas para salir adelante y poder cumplir con las metas propuestas. Anteriormente su equipo de trabajo estaba compuesta por cuatro miembros, la ida de uno de ellos altero sus tareas, por lo cual tuvieron que aumentar sus labores de forma equitativa. Personalmente  siento que este equipo de trabajo es muy bueno.

En un equipo y en la parte contable es muy importante la comunicación, tema que se noto entre ellos, en el momento en el que el administrador me enseño las instalaciones de la empresa, uno de los miembros del equipo tuvo un problema y el señor Edgar trato de ayudarle, le dio consejos de como podría resolverlo, hubo una buena conversación entre ellos y principalmente se escucharon.

   

Dentro de mis observaciones, vi que él señor Edgar es un líder de Ruta-Meta y un líder con estilo democrático, ya que en el caso de la primera, al ser el nuevo encargado de sus compañeros trata de que todos como equipo lleguen a su propósito, mas que ahora el esta iniciando en su puesto y debe de ayudarlos mas para que se adapten; en el estilo de líder porque él toma muy en cuenta la opinión de sus colaboradores a la hora de tomar una decisión.

Sabemos que al ascender de puesto y ganar mas dinero puede ser parte de una motivación inicial, sin embargo luego dejará de ser una motivación para convertirse en algo que va a satisfacer ciertas necesidades. El administrador mencionaba que los dos factores antes mencionados ayudan a la motivación al igual que los incentivos económicos pero no son del todo importantes para motivar; él actualmente esta terminando su maestría el cual menciono que esto lo motiva más.


Para finalizar está compañía cuenta con una departamentalización de funciones ya que esta dividida según las áreas de trabajo, en la parte de cultura organizacional está empresa se enfoca mucho en lo que es el énfasis en los grupos ya que en parte de contabilidad y bodega según lo que visualice están conformados por grupos, y como toda compañía, ellos cuentan con estrategias las principales son la calidad y la diferenciación de los productos que venden.





2)    Este trabajo lo pude realizar gracias a las enseñanzas del profesor Juan Carlos Leiva en el curso de Teoría Administrativa II, en el cual aprendí mucho sobre motivación, liderazgo, cultura de una empresa, el proceso administrativo, la comunicación, entre otros temas explicados por él. Cada tema se desarrollo de forma distinta en clases ya sea analizando vídeos de empresas importantes como "Procter & Gamble" (P&G) a la cual también fuimos, resolviendo mini casos, actuando para explicar la teoría o incluso realizando negociaciones importantes, entre otros. En este curso aprendí un poco mas sobre lo iré a realizar cuando ya haya finalizado mis estudios de Administración de Empresas y aumente más mis conocimientos al visitar una empresa y conocer mas detalladamente lo que hacen los miembros en una compañía.

 3)  Comentario personal

Al haber finalizado mi día como administradora me di cuenta de que la administración es muy compleja y que tiene muchos retos,  ademas que la carrera no es algo que me gusta mas bien es algo que amo y  es algo que quiero hacer toda mi vida. Viví una gran experiencia al visitar la empresa, me sentí muy bien, con muchas ganas de desarrollar mas mis habilidades y poner en funcionamiento mis conocimientos adquiridos con el profe en el TEC. 

Control

El  control es un proceso en el cual implica una vigilancia de las actividades de las personas, esto con el fin de asegurarse de que los planes se realicen según lo estipulado y corregir ciertas desviaciones que son importantes. El control es importante en una empresa, ya que esta se puede evaluar cuando ya se hayan realizado las actividades, y estas serán comparadas contra lo que se haya planteado para desarrollarlas con eficiencia y eficacia.


Existen tres tipos de enfoques de diseños de control los cuales son:

  

Control de Mercado:  Se enfoca en mecanismos externos como la competencia de precios y la participación de mercado. 

  Control de Burocracia: Depende de reglas, reglamentos, políticas y procedimientos administrativos.






Control de clan: Diseña sistemas de control, en el cual el comportamiento de los empleados  están regulados, mediante normas, tradiciones, valores compartidos, tradiciones, rituales, creencias, entre otros puntos que tienen relación con la cultura organizacional.

Cabe mencionar que existen tres tipos de control existentes, los cuales pueden ser aplicados antes, durante o después de una actividad determinada que vaya a realizar la compañía 

Control Preventivo: Se dice que este es el control mas deseable, esta dirigida al futuro, ayuda a prevenir o evitar cualquier tipo de problema que se presente. Por lo general los gerentes se ven en  la necesidad de tener que utilizar otro de los dos controles, ya que este necesita que la información sea fácil de encontrar para actuar rápido, que sea oportuna y exacta, sin embargo    algunas veces la información no es sencilla de conseguir y tampoco puede ser exacta.


Control Concurrente: En este tipo se pueden detectar una serie de problemas en el momento en que se esta realizando la actividad, por lo tanto el gerente apenas detecta el problema debe actuar de inmediato  para que las consecuencias no sean desastrosas.


Control de Retroalimentación: Es el control mas popular, este se aplica en el momento en el que la actividad realizada ya haya finalizado.

Comunicación y Habilidades interpersonales

Comunicar es un proceso en el cual se transfiere información (opiniones, sentimientos, etc.) esperando que su significado haya sido entendido. Las habilidades interpersonales son las que permiten a una persona tener una buena comunicación con otros.
Sin embargo no todas las personas transmiten su mensaje de una forma correcta, es decir existen barreras para la comunicación, no obstante hay maneras de como superarlas las cuales son:
Usar retroalimentación, simplificar el lenguaje para que las demás lo comprendan, escuchar con mucha atención el mensaje, controlar las emociones (estar calmado ante una situación de desacuerdo), cuidar los indicios no verbales (los actos dicen mas que mil palabras).

¿Porque es importante retroalimentar eficazmente?

Una retroalimentación es una medida en la cual una persona recibe la información clara y directa, sirve para comprobar si el mensaje transmitido se emitió de buena manera y si fueron entendidos por los demás. Existen dos tipos de retroalimentación que son: La positiva (es percibida con mayor facilidad, exactitud y por lo general es aceptada) y La negativa (suele encontrar resistencia).
La retroalimentación es importante, ya que un administrador tiene que decir lo que sucede a sus colaboradores ya sea algo positivo o negativo pero debe de transmitirlo porque sus trabajadores tienen el derecho de saber lo que pasa en la empresa; aunque siempre nos guste decir cosas positivas no podemos ocultar las malas noticias,  y por lo tanto debemos de encontrar el momento indicado para decir el acontecimiento. 

Un administrador puede obtener una retroalimentación eficaz siguiendo las siguientes sugerencias: 
1. Concentrarse en comportamientos específicos, ya que la retroalimentación debe ser especifica y nunca general.
2. Presentar la retroalimentación de forma impersonal, sobre todo la negativa, debe ser descriptiva y no critica ni evaluadora.
3. Mantener una retroalimentación orientada hacia las metas.
4. Ofrecer retroalimentación en un momento oportuno.
5. Asegurarse d que la retroalimentación haya sido entendida.
6. Dirigir la retroalimentación negativa hacia comportamientos que el receptor pueda controlar

¿Por qué es importante que un administrador (a) 

desarrolle sus habilidades de comunicación?

Es importante que un administrador desarrolle esas habilidades de comunicación que harán que su mensaje llegue al receptor de una forma adecuada para que sus colaboradores y superiores entiendan el significado del mensaje transmitido.
Un administrador estará constantemente presentando situaciones buenas o malas de la empresa, por lo tanto debe de saber como exponer a sus superiores y compañeros, manejar su tono de voz, su expresión corporal que dice mucho de una persona, etc. De igual forma en  la parte escrita debe hacerlo de manera adecuada para que se entienda lo que quiere decir. 

Teoría de los rasgos del liderazgo.

TEORÍA DE LOS RASGOS 

DEL LIDERAZGO

Un líder es aquel que tiene la capacidad de "influir en las personas", mira hacia el futuro, inspiran a sus colaboradores y marcan el destino de la organización.

La teoría de las rasgos son las características  que distinguen a los líderes de quienes no lo son, existen seis rasgos distintivos del líder los cuales son:

1-) Ímpetu: Líderes hacen un gran esfuerzo.

2-) Deseo de ser líder: Lideres tienen deseo en influir en otros.

3-) Honradez e integridad: Lideres establecen confianza entre ellos y sus colaboradores.

4-) Confianza en sí mismo:  Lideres no duden de si mismos.

5-) Inteligencia: Lideres inteligentes para reunir, resolver problemas, etc.

6-) Conocimientos relativos al trabajo: Gran conocimiento de la compañía.

Esta teoría tiene  sus limitaciones,  la cual sería que no todos los lideres tendrán esas características que dicen que son lideres, con ellas serán muy buenos lideres pero esto no quiere que los que no los tengan no lo sean, claro que también lo podrán ser, no obstante existirán lideres buenos y otros que no lo serán. 
Un líder va desarrollando su capacidad con forme a las experiencias, va adquiriendo mas conocimiento, e incluso hay personas que sin importar la situación se comportan como líderes.

REFLEXIÓN 

Uno de los líderes que admiro es Mahatma Gandhi, y a él lo asocio con la teoría del liderazgo carismático, ya que las personas en la India lo siguieron porque todos tenían el mismo fin conseguir la libertad de su país. Con su lucha pacifista logro de libertad de su pueblo, él realizaba prolongados ayunos, marchas y manifestaciones de protesta. 
Él a pesar de que se le presentaron muchos retos, todos los enfrentaba y adoptaba distintas estrategias para poder salir adelante con cada desafió encontrado, y lo mas importe es que aunque se le presentaron muchas dificultades él nunca abandono sus principios.

Teoría de las expectativas de Víctor Vroom.

TEORÍA DE LAS EXPECTATIVAS

VÍCTOR VROOM

La teoría de las expectativas es una motivación de trabajo, es una manera en la cual las personas inicialmente se sienten motivadas para realizar o alcanzar un fin determinado con la esperanza de que su labor en el proceso de realización obtenga el resultado esperado. 

Comprende tres relaciones las cuales son:

1. Nexo entre esfuerzo y desempeño: Probabilidad que siente una persona de que si se esfuerza lograra un desempeño.

2. Nexo entre desempeño y recompensa: Persona piensa que el desempeñarse bien lograra el resultado deseado.

3. El atractivo: Recompensa que podría obtener de su trabajo. Se toman en cuenta las necesidades de la persona.

Esta teoría, una de las ventajas que tiene es que no busca castigar a las personas por hacer mal su trabajo, sino que trata de motivar a los colaboradores a que se sientan bien y sigan mejorando en su trabajo e ir creciendo como personas. Uno de los principales riesgos que existe es que la persona puede sentirse mal e incomodo (a) cuando le indican que su trabajo no esta siendo el correcto, quizá en lugar de subir su desempeño lo podrían disminuirlo. No obstante considero cuando vamos hacer esto hay que hacerlo de forma correcta por ejemplo decírselo por aparte, decirle al final de la conversación que nosotros confiamos en que él o ella hará bien su trabajo.

Fuente:
Robbins, S. (2009). Fundamentos de Administración. México: Person Pretience Hall.

BIOGRAFIA VÍCTOR VROOM

Víctor Vroom nació en Canadá, el 9 de Agosto de 1932. 
Profesor de la escuela de negocios en Yale School Managamen. Escribió sobre la Teoría de las expectativas. Licenciado en Psicología por la Universidad de McGill, doctorado en Psicología por la Univesidad de Michigan.
En 1973 comenzó su obra su Liderazgo, con la publicación de Liderazgo y Toma de Decisiones con la colaboración de Philip Yetton.
Vroom recibió una serie de premios por su investigación de la American Psychological  Association, Fundación McKinsey y la Fundación Ford. 

Fuente:
http://faculty.som.yale.edu/victorvroom/BIO1.htm

REFLEXIÓN

Esta semana se realizo una entrevista a Gerardo Suárez (Hotel Villas de la Colima y Restaurante y Marisquería Agua Azul), él nos comentaba como hace para motivar a sus empleados cuando su trabajo no esta bien, nos dijo que él señala lo que sus empleados no están haciendo bien, agrego que siempre procura hacerlo a solas donde no se sienta mal y lo mas importante es que le deja claro que confía en sus  capacidades de hacer sus labores mejor y finalmente que son un equipo, que debe de corregirse el error por sin criticar.

Equipos de trabajo.

"EQUIPOS DE TRABAJO"

Un equipo de trabajo es un grupo de personas que trabajan juntas para cumplir un fin determinado o para alcanzar un objetivo común.

El trabajo en equipo en las distintas empresas es muy importante ya que se puede trabajar mas rápido pero con mucha eficacia y eficiencia, porque al existir un grupo se podrían dividir las tareas y luego luego unirlas para conforma todo el trabajo que ellos hicieron. Las organizaciones entre algunos de sus fines es hacer su trabajo velozmente para satisfacer las necesidades de sus clientes, lo cual un conjunto de personas podrían cumplir esta meta que una persona que trabaje solo (a), a causa de que le seria mas difícil terminar sus labores ya que tendría que hacer un gran esfuerzo para hacer su actividad pronto y aún así no lo haría más ágilmente que el grupo. Entonces para un gerente algunas veces es mas importante conseguir colaboradores que sean buenos y que les guste trabajar con otros. 

Miembros de equipo de alto rendimiento entienden las metas y están comprometidos con las metas colectivas, los integrantes se conocen y saben como trabajar juntos.

Son grupos muy eficaces.

Dentro de los miembros que integran cada grupo de equipo de alto rendimiento existen algunos roles los cuales son:  

• Creador-Innovador:  Ideas creativas 
• Vinculo:  Coordina e integra
• Cerrador-Productor:     Ofrece dirección y seguimiento  
• Impulsor-Organizador:   Ofrece estructuras
• Explorador-Promotor: Promueve ideas cuando han sido iniciadas
• Informador-Consejero:   Fomenta la búsqueda de información  
• Controlador-Inspector:  Estudia detalles y aplica reglas
• Conservador-Mantenedor:  Libra batallas en el exterior
• Asesor-Formador:  Presenta análisis de alternativas

REFLEXIÓN

Un administrador puede incentivar el trabajo en equipo mediante capacitaciones, premios colectivos.  En mi caso, creo que soy buena trabajando en equipo, y me gusta hacerlo, siempre y cuando las personas que integran el grupo de trabajo en el que estoy sean Responsables, ya que por lo general los trabajos en mi actual grupo los puntos que debemos desarrollar son divididos para mayor facilidad, luego juntamos nuestras partes y ya tenemos el trabajo completo. Pero cuando una persona en un equipo es irresponsable y ni siquiera pregunta ¿Que vamos hacer? eso demuestra su falta de interés e irresponsabilidad, por lo cual considero que no es justo que si los demás realizan sus labores y esta persona no lo hace, no debe ser incluido, e incluso hablar con su superior para que él le llame la atención o hable con él para saber que es lo que esta pasando.

Percepción en administración.

¿Que significa la percepción en administración?

En administración la percepción es un proceso que es utilizado para organizar e interpretar las distintas impresiones, esto con el fin de encontrar el significado del entorno. Es decir, en la forma en que cada persona ve las diferentes situaciones o puede ser el significado que le damos a distintas cosas gracias a nuestros sentidos.
 Para su reflexión, en la siguiente imagen ¿Usted ve dos rostros o simplemente un cáliz?

La percepción ayuda a un gerente a que sean eficaces, ya que al interpretar los distintos problemas o ventajas en su entorno este es capaz de saber como actuar ante ellos, aunque todos los gerentes probablemente vean los beneficios o dificultades desde una perspectiva distinta, ellos deben reaccionar y actuar para que su empresa tenga éxito 


“La mente es como un paracaídas, solo sirve cuando se abre” - Robertson.
“La imaginación es más importante que el conocimiento, porque este es limitado, mientras que la imaginación es infinita” – Einstein.

¿Que significa la teoría de las atribuciones?

Se dice que la teoría de las atribuciones esta basada en una premisa en la cual vamos a juzgar a cualquier persona, pero cada una de ellas serán juzgadas de maneras diferente todo depende del significado de un comportamiento.
Un gerente observa a sus empleados principalmente en su comportamiento ya que un empleado emocionalmente estable es mas confiable que uno que no lo es, ya que por lo general muchos empleos están relacionados con la atención al cliente y un empleado que atienda de mala manera al cliente este no le gustaría volver a ser atendido por este empleado o incluso lo consideran una persona bipolar o con dos cara. Por lo tanto un gerente para evitar este tipo de cosas, él trata de contratar a personas con buen carisma, con emociones estables, pero no solamente el empleado debe ser así sino también el gerente, ya que el estará en constante contacto con sus trabajadores, debe tratar a todos por igual sin distinción alguna, debe tratarlos bien y darles confianza pero no mucha porque algunos por este hecho no respetarían a su jefe.

REFLEXIÓN

Con relación a los temas de percepción y la teoría de las atribuciones, el administrador entrevistado dijo que tanto el jefe como sus colaboradores debe de existir un ambiente de confianza y  agradable. También menciono que no se debe o no es muy recomendable tener un ambiente de trabajo muy alegre porque un administrador en este tipo de entorno puede equivocarse a la hora de tomar decisiones, agrego que un jefe no debe "ser ni muy frío ni muy condescendiente" con sus empleados, porque si es muy frío trataran de estar lo mas lejos posible de esta persona y si es lo contrario el trabajador podría tomarse atribuciones que no le corresponden. Acabe destacar que a él no le gusta utilizar el termino subordinado entre sus colaboradores.

Entrevista fue hecha al MBA Luis Gerardo Gutiérrez Guevara.